Een kassa was een grote rekenmachine waar een bonnetje uitrolde. Tegenwoordig speelt een kassa een veelomvattende rol voor de bedrijfsvoering van winkels. In een kassasysteem staat alle informatie over producten, klanten en financiën. Doe-het-zelf-bouwmarkt Inter Chalet werkt met de producten van Newway. Hans Janssen, Financieel en IT Manager vertelt waarom hij voor Newway heeft gekozen.
Inter Chalet bestaat sinds 1978 en is van een traditionele houthandel uitgegroeid tot een doe-het-zelf-bouwmarkt voor huis en tuin met een vloeroppervlak van 30.000 m2. In het pand bevinden zich een aantal shop-in-shops. Inter Chalet is onderdeel van Home Park Inter Chalet, de overkoepelende organisatie die uit 12 winkels met een volledig productaanbod op het gebied van wonen bestaat.
Inter Chalet maakt gebruik van het standaard BlueRetail pakket. Dat werkt erg goed. Het wordt gebruikt voor het kassasysteem, het voorraadsysteem en de koppeling met de financiële boekhouding. Het kassasysteem houdt de actuele voorraad van het complete productassortiment bij en prijzen en kortingen worden ingevoerd en verrekend. Ook levert BlueRetail de data voor financiële rapportages en analyses die naar SQL-Server worden geëxporteerd voor analyse. Het klantenbestand wordt ook door het systeem beheerd.
‘Een kassasysteem moet de goederen afrekenen die klanten willen kopen. Alle goederen, op wat voor manier dan ook’, aldus Hans Janssen, Financieel en IT Manager van Inter Chalet in Horst. ‘Momenteel werkt Inter Chalet met BlueRetail, de shops in onze shop leveren data aan die wij invoeren, zodat we onze klanten één afrekenpunt voor alle shops samen kunnen aanbieden. We kunnen de shops in onze winkel geen toegang geven tot het systeem, omdat er geen autorisatie is, waarbij per groep toegang verleend kan worden tot een bepaald gedeelte van de database. We kunnen dus geen data afschermen voor andere gebruikers, daarom hebben we voor deze oplossing gekozen.
Inter Chalet gebruikt ook Newway producten voor de koppeling met pinautomaten en mobiele handscanners. Janssen: ‘Momenteel loopt er een test met BlueMobile, met een mobiele handscanner op wifi, dat bevalt goed. Op korte termijn gaan we over op een volledig wifinetwerk met handscanners. Ook gaan we ons kassasysteem binnenkort koppelen met het Intersolve Cadeaukaartensysteem. De software die dit mogelijk maakt, is door Newway geschreven en wordt binnenkort geïmplementeerd. Wij zijn nu nog een puur fysieke winkel, maar kijken ook naar online. Nog niet naar online verkoop, maar wel naar een online presentatie van onze winkel en ons productassortiment. Op termijn moet er een koppeling website – webshop komen. Wij willen dan wel dat BlueRetail leidend is qua data anders moeten we alles drie keer invoeren. Voor een retailbedrijf als het onze is dat funest.’
‘Heel lang geleden, rond 2000, wilden we ons betaalsysteem automatiseren en hebben we drie verschillende systemen getest’, vervolgt Janssen. ‘We hebben een pilot gedaan met KassaMatic de voorloper van BlueRetail. Het was voor ons toen nog te vroeg, het was een ‘te ver van mijn bed show’. In 2005 hebben we dit weer opgepakt.
Na een test van ongeveer drie maanden is eind 2006 BlueRetail in de winkel operationeel gemaakt. Waarom hebben we juist voor BlueRetail gekozen? De pakketten kunnen eigenlijk allemaal hetzelfde, maar een partij die vlakbij zit, is voor ons van essentieel belang. Een kassaprobleem kan immers niet wachten, maar moet zo snel mogelijk worden opgelost. Er kan veel op afstand, maar soms moet een probleem op locatie worden opgelost en dan is het fijn dat de monteurs dichtbij zitten.’
‘Wij zijn nog steeds tevreden met BlueRetail. Hebben we wensen dan leggen we die bij Newway neer. Als we een nieuw pakket willen implementeren, kost dat veel tijd en geld. Weegt dat op tegen het feit dat je soms tegen een probleem aanloopt dat je bij andere pakketten waarschijnlijk ook tegen zal komen? Voor ons is een goed contact met de leverancier belangrijk. Zijn er problemen, dan gaan we in gesprek om een oplossing te vinden.
De samenwerking met Newway is prima, met ons en met partners waar wij mee werken. Wij hebben onze IT voor een groot gedeelte uitbesteed aan een IT partner, SAM Office. De samenwerking tussen beide partijen is erg goed. Vaak ontstaan er problemen als meerdere partijen verantwoordelijk zijn voor dit soort oplossingen, de ene partij zegt dat het aan de software ligt, de andere zoekt de schuld bij de hardware. Dat is hier niet het geval; is er een probleem, dan wordt er samen naar de oplossing gezocht.
Wij hebben een koppeling tussen het kassa- en camerasysteem, iedere transactie ligt vast en krijgt een puntenbeoordeling. Staat de kassalade open maar wordt er geen geld ingedaan of uitgehaald, dan hangt het systeem hier een puntenscore aan. Bij hoge scores nemen wij polshoogte. We voorkomen zo dat er rare dingen gebeuren. De koppeling tussen kassasysteem en camerasysteem is door Newway in samenwerking met Panasonic gerealiseerd. Newway heeft inzage gegeven in de structuur van het programma, waardoor het mogelijk was om de gegevens, die nodig waren, op de juiste manier te benaderen voor een correcte analyse.
Momenteel zijn Panasonic en Newway aan het bekijken hoe de samenwerking verder gestalte gegeven kan worden. Camera’s beschikken tegenwoordig over heel veel data, denk aan aantal personen, sekse, leeftijdscategorieën etc. Deze data kan heel interessant kunnen zijn om bijvoorbeeld omzetgegevens anders te analyseren. Met de resultaten kunnen zowel marketing als HRM hun voordeel uit doen; marketing kan gerichte reclame maken voor de juiste doelgroepen op de juiste momenten en HRM kan de gegevens gebruiken voor optimalisatie van werkroosters. De uiteindelijke gebruiker, in dit geval onze organisatie, is daarmee enorm geholpen. Wij juichen deze samenwerking dan ook van harte toe en zullen, daar waar nodig, ons steentje bijdragen.’
