Guido Bokstijn, directeur van Bokstijn Feestartikelen “We hebben het 100 jaar zonder automatisering gedaan.”

Guido Bokstijn, directeur van Bokstijn Feestartikelen:

“We hebben het 100 jaar zonder automatisering gedaan.”

Party? Moet je bij Bokstijn wezen! Met twee winkels in Den Haag en één in Leiden centrum is dit familiebedrijf al een eeuw dé hofleverancier van consumenten en bedrijven die een feestje willen bouwen. Om dit te blijven moet de traditionele feestjesbouwer snel het hele winkelproces digitaliseren. En dat, is alles behálve een feestje voor de twintig medewerkers: “We hebben het honderd jaar zonder automatisering gedaan. Die cultuur verander je niet zomaar,” aldus directeur Guido Bokstijn.

“Wij zitten altijd aan het eind van het draaiboek,” begint Bokstijn te vertellen over zijn winkelnering. “Als mensen een feestje organiseren is het laatste wat ze doen namelijk de versiering regelen. Van zichzelf én van de feestomgeving. Het komt regelmatig voor dat we op maandag een telefoontje krijgen dat we op woensdag de decoratie voor een opening geregeld moeten hebben. Of mensen komen op vrijdagmiddag na het werk met de mededeling dat ze voor een gangsterfeest de volgende dag een thema outfit nodig hebben. Nee zeggen is in onze business geen optie, bestellen ook niet; onze klanten willen direct wat ze vragen. Heb je het niet, ben je je klant kwijt.”

Containervoorraad
“Om aan de enorme variatie aan vragen te voldoen hebben wij een zeer breed assortiment, met een heleboel van facetten van verschillende thema’s in onze winkels liggen,” vertelt de directeur verder. “Ons productassortiment is op dit moment circa 14.000 soorten groot. Bovendien hebben we van al deze producten heel veel stuks op voorraad nodig. Vanwege het volume, maar ook omdat het in onze branche heel gebruikelijk is om de look and feel van een product regelmatig te veranderen. Als je bijvoorbeeld een strikje met zilveren pailletten in onze winkel koopt en je komt een tijdje later terug voor nog zo’n zelfde strikje, dan is dat er niet meer.”

Drempel
Dat brengt ons bij de drempel die dit gezellige familiebedrijf er zo lang van weerhield om het hele winkelproces te automatiseren: “Er is geen vastigheid in onze branche. Je moet eenzelfde soort product bij een nieuwe bestelling altijd als een nieuw artikel aanmerken. Dat is gewoon heel erg moeilijk,” aldus Bokstijn, die begin 2014 besloot dat het zo niet langer kon: ”Na 25 jaar alleen gebruik te hebben gemaakt van het slimme kassasysteem BlueRetail (voorheen KassaMatic) wilde ik samen met Newway in één klap alles automatiseren: de kassa’s in de drie winkels moesten aan elkaar gekoppeld worden, het voorraadbeheer georganiseerd en geautomatiseerd, de foto’s gedigitaliseerd… en ik wilde ook nog dat alles werd gekoppeld met onze virtuele winkel op internet: bokstijn.nl.”

Ambities
“Het is nu eind 2014,” vertelt Bokstijn verder over zijn automatiseringsavontuur. “We zijn nog steeds niet klaar. Dat ligt overigens niet aan Newway; mijn ambities waren wat groter dan in de hectiek van onze winkelnering realistisch was. We wilden eerst een winkel verbouwen en bevoorraden, en hadden daardoor moeite met het opvolgen van acties vanuit Newway. Deze konden vervolgens niet doorbouwen aan hun maatwerk, zodat ons voorraadbeheer nog niet op orde is en de site aan alle kanten rammelt. Het is nu één week voor sinterklaas en de mensen denken dat wij geen sinterklaaswinkel meer zijn, omdat we nog niks op onze website hebben gezet! Toen ik 25 jaar terug in de zaak kwam was zoiets ondenkbaar. Nu is het de keiharde realiteit: mensen kijken eerst op internet. Daarna komen ze pas naar je zaak.”

Serieus
“We hebben nu besloten dat zodra de winkels in januari 2015 op orde zijn, we samen met Newway écht de puntjes op de i gaan zetten. Allereerst gaan we internet serieus aanpakken. Daar zit een enorm potentieel. Ondertussen moeten we ook écht leren gedisciplineerd om te gaan met onze voorraad. Niet meer zomaar iets uit de voorraad pakken en honderd keer op en neer lopen om te kijken wat er nog ligt, maar invoeren wat er binnenkomt en uitboeken wat we verkopen. Zoiets moet echt groeien. Zeker als je het honderd jaar lang anders hebt gedaan!”

Bokstijn Feestartikelen
Bokstijn Feestartikelen
Top