Totale werkplaatsoplossing
BlueService is een complete werkplaatsoplossing waarmee u zowel reparatieaanvragen kunt registreren en beheren, als gerelateerde dienstverlenende processen stroomlijnen en controleren. BlueService is daarbij zo ingericht, dat iedere monteur er snel mee uit de voeten kan. Zo leidt u met BlueService het hele serviceproces in goede banen. Precies zoals u dat vanuit de andere Newway software producten gewend bent!
Stand alone of netwerk
BlueService draait zowel ‘stand alone’ als in een netwerk. BlueService is daarbij geheel user- en autorisatie gestuurd en zo ingericht, dat verschillende monteurs, gelijktijdig op dezelfde PC kunnen inloggen om hun werkzaamheden bij te houden. Belt een klant over zijn aanvraag? Met BlueService weet u ‘just-in-time’ wie, waar mee bezig is en wat de status van de desbetreffende service-taak/taken zijn.
Flexibel en overzichtelijk
BlueService is flexibel ingericht, zodat u zelf kunt bepalen hoe ver u gaat in het vastleggen van gegevens. Zo kunt u ook in extreem drukke periodes snel met deze tool uit de voeten. Rapportages, afdruklijsten, auto-responsemeldingen en aanspooroverzichten helpen u in iedere omstandigheid het overzicht te behouden, terwijl de werknemers automatisch een seintje krijgen om hun taken op te pakken en volgens afspraak af te handelen.
“Levend product”
BlueService is een “levend product”. Aan de hand van uw ervaringen in de praktijk ontwikkelen wij BlueService de komende jaren graag, samen met u, verder door. Dat kan zijn een koppeling met fabrieksreparaties zijn, onderdelen databases of zelfs een online aanmeldfunctie voor reparaties door klanten of winkels wanneer er centraal gerepareerd wordt.
De serviceprocessen
Planning:
Planning loopt als een rode draad door de gehele applicatie. Of het nu gaat om uw personeel, de intern of extern verrichtte service, reparatie- en werkplaatstaken, uitbesteedde reparaties, verhuur of het opnemen van contact met uw klanten en leveranciers: BlueService bewaakt wat ú wil!
Aanname of intake:
Het serviceproces begint met de aanname van de melding en de verwerking ervan in een aannamescherm (zie afbeelding).
In dit scherm legt u alles vast wat nodig is om de melding goed af te werken: de NAW-gegevens van de klant, het object, de melding, het zonder consultering van de klant te besteden servicebedrag et cetera.
Afhankelijk van het type service berekent BlueService automatisch de te verwachten tijdsduur. Op die manier kan iedere, in uw werkplaats aanwezige, monteur de melding aannemen en afhandelen: BlueService komt namelijk vanzelf met een datum waarop de servicetaak klaar moet zijn.
Uitbesteden:
Is uw werkplaatspersoneel niet in staat om de gevraagde service te verlenen? Geen punt: BlueService voorziet in een uitbesteedfunctie waarmee u het betreffende object gecontroleerd naar een externe reparateur kunt sturen. BlueService bewaakt en budgetteert alles alsof het een interne route betreft en zorgt er tevens voor dat u via de planningsmodule een seintje krijgt wanneer het object terug moet zijn.
Werkplaats/reparatie –
Registratie:
Wanneer de technische dienst of werkplaats een object onder handen neemt, biedt BlueService de monteur een scherm aan met daarin alle voor hem of haar relevante informatie: klant- en objectgegevens, een servicetakenlijst met de te verrichten werkzaamheden, de benodigde tijd en materialen, maar ook het te besteden budget.
Zodra de monteur qua tijd en/of verbruikte materialen het door de klant bepaalde budget overschrijdt, activeert BlueService automatisch de CRM- functionaliteit ‘klantbenadering’.Afhankelijk van de rechten van degene die op BlueService inlogt, past het systeem geheel geautomatiseerd een tijdsregistratie toe op deze werkbon c.q. takenlijst. Tegelijkertijd schrijft BlueService de resultaten van de tijdsregistratie weg in de urenregistratie en de planning.
Verhuur:
Veel klanten beschouwen het beschikbaar stellen van een leenproduct ten tijde van de reparatieperiode als echte service.
BlueService biedt u natuurlijk de benodigde functionaliteit om dit extraatje in te plannen en te registreren.
Uiteraard kunt u de verhuur in BlueService integreren met de service-aanname. Op die manier is de klant met een geregistreerd leenobject bij vertrek, gekoppeld aan de te verrichten servicetaak en is het in principe gegarandeerd dat uw leenobject terugkomt.
Urenregistratie:
Omdat u vanwege de planning van de werkzaamheden van al het personeel ook per dag moet bijhouden of iemand werkt, ziek is of vrij heeft, voorziet BlueService in een uitgebreide urenregistratie. In deze functionaliteit kunt u naast toekomstige vrije dagen of ziekmeldingen ook zaken als reistijd vastleggen. BlueService koppelt deze data automatisch aan uw interne- en externe werkbonnen.
Klachten:
In een service gerichte omgeving gaan ook zaken fout. Slimme ondernemers registreren fouten: het maakt faalkosten inzichtelijk en helpt bij het voorkomen van dezelfde klacht in de toekomst. BlueService voorziet daarom in een uitgebreide klachtenregistratie, inclusief een klachtenarchief. Niet goed opgeloste reparaties stuurt u via dezelfde functionaliteit terug het servicetraject in, waarna BlueService het automatisch –eventueel met voorrang en onder garantie- in de agenda van de interne of externe technische dienst plant.
Historie:
Omdat BlueService een op de Retail geënte software applicatie is, legt het pakket alles tot in het kleinste detail vast. Per klant, per klant/product- of object-combinatie, per product/object, per gebruiker/monteur et cetera.Hierdoor kunt u precies datgene doen wat de klant u vraagt en daardoor biedt u een hoge servicegraad op het gebied van dienstverlening in het algemeen.
Kwaliteit:
Hoe, waar, wanneer en bij wie u ook een kwaliteitscontrole wilt uitvoeren, BlueService staat dit altijd toe.
s op hetzelfde systeem inloggen. Elke monteur kan als uniek gebruiker zijn reparatiewerkzaamheden op hetzelfde systeem registreren. BlueService is geheel procesflow gestuurd, zowel met betrekking tot het interne- als het externe reparatietraject voor de buitendienst en uitbestedingen. U beschikt als gebruiker op elk gewenst moment over de benodigde informatie zoals de openstaande werkvoorraad, welke monteur met welke reparatie bezig is en wat de status is van elk van deze reparaties.
