In de keynote van Odoo Experience 2026 kreeg de Light User applaus: een eigen account voor elke medewerker, goedkoper dan een gewone gebruiker. De uitleg erna was eerlijker dan het applaus. Klanten gaan volgens Odoo waarschijnlijk iets meer betalen, omdat ze meer mensen in het systeem zetten. Dat kan kloppen, en het kan ook de andere kant op vallen. Daarom loont het om te tellen wie wat doet, voordat je licenties verdeelt.
Een licentie voor wie alleen zijn eigen zaken regelt
De Light User is er voor medewerkers die alleen hun eigen zaken regelen: verlof, onkosten, planning, werkbonnen. Op de Nederlandse prijspagina heet hij light-gebruiker. Denk aan de monteur die zijn werkbon invult, of de magazijnmedewerker met een scanner.
Zonder eigen account werkt zo iemand op papier of via een collega. Met een eigen login heeft hij een eigen inbox en meldingen, en noem je hem gewoon in de chatter. Hoe meer collega's in Odoo als alles-in-één systeem werken, hoe minder er doorgegeven hoeft te worden.
Wat hij wel en niet mag
Volgens de prijspagina van Odoo en de documentatie over toegangsrechten kan een Light User:
- zijn eigen verlof, onkosten, evaluaties en aanwezigheid regelen;
- zijn planning en werkbonnen in de buitendienst bijhouden;
- barcodewerk in het magazijn doen, en volgens de release notes kun je hem daar beperken tot alleen de barcode-app;
- Kennis-artikelen lezen;
- loonstroken ontvangen, de kassa bedienen en op de werkvloer van Productie werken.
Verkoop, Inkoop, Project en Boekhouding vallen erbuiten.
Eén vinkje en hij telt volledig. Krijgt een Light User één recht buiten zijn beperkte set, dan maakt Odoo er automatisch een gewone gebruiker van, zonder dat iemand een licentie bestelt. Leg dus per rol vast welk type erbij hoort, spreek af wie rechten mag wijzigen en controleer het type bij elke rolwijziging. Anders zie je het pas op de factuur.
Ook werknemers zonder login tellen mee
Dit deel raakt je rekening het hardst. Volgens de prijspagina en de abonnementsvoorwaarden van Odoo telt als Light User niet alleen een account met dat type. Ook elk actief werknemersrecord in de HR-app zonder gekoppelde actieve interne gebruiker telt als Light User, waar je versie dat ondersteunt.
Dat werkt twee kanten op:
- Lager: wie nu een volledige gebruiker heeft maar alleen zijn eigen zaken regelt, kan naar Light.
- Hoger: staat je hele personeel in Odoo, ook wie nooit inlogt, dan tellen die records nu mee.
Oud-medewerkers die nog actief in de HR-app staan, tellen dus ook. Archiveer ze. Portaalgebruikers, zoals klanten die hun eigen facturen inzien, en gedeactiveerde accounts tellen volgens de voorwaarden niet.
Geen gedeelde accounts
Eén account voor de hele afdeling lijkt zuinig, maar het is geen oplossing. Wie in de cloud van Odoo draait, spreekt in de voorwaarden af zijn wachtwoord met niemand te delen. En je verliest het zicht op wie wat deed: een gewijzigde factuur hoort bij een naam.
Wie verkoopt, inkoopt of boekt, krijgt dus een eigen volledige gebruiker. De rest krijgt een Light User, of alleen een werknemersrecord als hij niet hoeft in te loggen.
Zo reken je het door
Begin niet bij de prijs, maar bij wie wat doet. Tel eerst de accounts met een login, en kijk wat iedereen er echt mee doet. Tel daarna de werknemersrecords zonder login in de HR-app, en wie daarvan al uit dienst is. Wie overblijft met Verkoop, Inkoop, Project of Boekhouding, heeft een volledige gebruiker nodig.
Leg de uitkomst naast de actuele prijzen op odoo.com. De Light User-licentie sluit je niet zelf af: je plant een afspraak met een adviseur van Odoo, die een offerte op maat maakt.
Wacht niet tot de verlenging. Volgens de voorwaarden meld je het zelf als je tijdens de looptijd meer gebruikers of Light Users hebt dan afgesproken. De extra gebruikers betaal je voor de resterende periode.
Bij Newway hoort licentieadvies bij het kwartaaloverleg in ons beheer. We bepalen per rol welk type nodig is, vanuit onze analyse van wie wat doet. Soms valt de rekening lager uit, soms hoger. Dat zeggen we er eerlijk bij.
Nog twee vragen
Kan ik de Light User ook op Odoo 19 gebruiken? Nee. In de keynote zei Odoo dat de Light User pas vanaf versie 20 bestaat, omdat de beperkte rechten in 19 er nog niet waren. Ook de documentatie over toegangsrechten beschrijft de rol pas in versie 20. Wil je hem gebruiken, dan hoort de upgrade bij je afweging.
Tellen medewerkers zonder login mee in mijn Odoo-licentie? Ja. Volgens de voorwaarden van Odoo telt elk actief werknemersrecord zonder gekoppelde interne gebruiker als Light User, waar je versie dat ondersteunt. Archiveer wie niet meer in dienst is, en tel vóór je verlenging hoeveel actieve records zonder login er in de HR-app staan.
Wat er verder in Odoo 20 verandert, staat in ons overzicht van Odoo 20. Wil je weten hoe jouw licentieplaatje er met Light Users uitziet? Plan een kennismaking
Tsuri Menereis was op Odoo Experience 2026 en schrijft in Hoe Odoo?! over Odoo inzetten zoals het bedoeld is.
