Iedereen een eigen login, zonder dat de licentierekening ontploft? Dat belooft de Odoo Light User: een licentie voor medewerkers die alleen hun eigen zaken regelen. Verlof, onkosten, planning, werkbonnen.
Maar ook wie nooit inlogt, kan meetellen. Dus eerst tellen, dan per rol kiezen.
Wat er verder in Odoo 20 verandert, staat in ons overzicht van Odoo 20. Dit stuk hoort bij Hoe Odoo?!, onze reeks over Odoo inzetten zoals het bedoeld is.
Een licentie voor wie alleen zijn eigen zaken regelt
Odoo 20 kent naast de gewone gebruiker de Light User. Op de Nederlandse prijspagina heet hij light-gebruiker. Denk aan de monteur die zijn werkbon invult, de magazijnmedewerker met een scanner of de verkoper die op de kassa inlogt.
Zonder eigen account werkt zo iemand op papier of via een collega. Met een eigen login heeft hij een eigen inbox en meldingen, en noem je hem gewoon in de chatter. Hoe meer collega's in Odoo als alles-in-één systeem werken, hoe minder er doorgegeven hoeft te worden.
Wat een Odoo Light User wel en niet kan
Volgens de prijspagina van Odoo en de documentatie over toegangsrechten kan een Light User:
- zijn eigen verlof, onkosten, evaluaties en aanwezigheid regelen;
- zijn planning en werkbonnen in de buitendienst bijhouden;
- barcodewerk in het magazijn doen;
- Kennis-artikelen lezen;
- loonstroken ontvangen, de kassa bedienen en op de werkvloer van Productie werken.
Verkoop, Inkoop, Project en Boekhouding vallen erbuiten.
Eén vinkje en hij telt volledig. Krijgt een Light User één recht buiten zijn beperkte set, dan maakt Odoo er automatisch een gewone gebruiker van. Leg dus per rol vast welk type erbij hoort.
Ook werknemers zonder login tellen mee
Dit deel raakt je rekening het hardst. Volgens de prijspagina en de abonnementsvoorwaarden van Odoo telt als Light User niet alleen een account met dat type. Ook elk actief werknemersrecord in de HR-app zonder gekoppelde actieve interne gebruiker telt als Light User. Dat geldt waar je versie het ondersteunt.
Dat werkt twee kanten op:
- Lager: wie nu een volledige gebruiker heeft maar alleen zijn eigen zaken regelt, kan naar Light.
- Hoger: staat je hele personeel in Odoo, ook wie nooit inlogt, dan tellen die records nu mee.
Oud-medewerkers die nog actief in de HR-app staan, tellen dus ook. Archiveer ze. Portaalgebruikers, zoals klanten die hun eigen facturen inzien, en gedeactiveerde accounts tellen volgens de voorwaarden niet.
Geen gedeelde accounts
Eén account voor de hele afdeling lijkt zuinig. Toch is het geen oplossing. Wie in de cloud van Odoo draait, spreekt in de voorwaarden af zijn wachtwoord met niemand te delen. En je verliest het zicht op wie wat deed: een gewijzigde factuur hoort bij een naam.
De nette verdeling: wie verkoopt, inkoopt of boekt, krijgt een eigen volledige gebruiker. De rest krijgt een Light User, of alleen een werknemersrecord als hij niet hoeft in te loggen.
Zo reken je je Odoo-licenties door
Begin niet bij de prijs, maar bij wie wat doet. Tel drie groepen:
- Accounts met een login. Wie heeft er nu een, en wat doet hij er echt mee?
- Werknemersrecords zonder login. Hoeveel staan er actief in de HR-app, en wie is al uit dienst?
- Volledige rollen. Wie heeft Verkoop, Inkoop, Project of Boekhouding echt nodig?
Leg de uitkomst naast de actuele prijzen op odoo.com. De Light User-licentie sluit je niet zelf af: je plant een afspraak met een adviseur van Odoo, die een offerte op maat maakt.
Wacht niet tot de verlenging. Volgens de voorwaarden meld je het zelf als je tijdens de looptijd meer gebruikers of Light Users hebt dan afgesproken. De extra gebruikers betaal je voor de resterende periode.
Bij Newway hoort licentieadvies bij het kwartaaloverleg in ons beheer. We bepalen per rol welk type nodig is, vanuit onze analyse van wie wat doet. Soms valt de rekening lager uit, soms hoger. Dat zeggen we er eerlijk bij.
Veelgestelde vragen
Wat is een Light User in Odoo?
Een gebruikerstype voor medewerkers met beperkte toegang: hun eigen HR-zaken, planning en werkbonnen, barcodewerk in het magazijn en de kassa. Verkoop, Inkoop, Project en Boekhouding vallen erbuiten. De licentie vraag je aan via een adviseur van Odoo, die er een offerte voor maakt.
Tellen medewerkers zonder login mee in mijn Odoo-licentie?
Ja. Volgens de voorwaarden van Odoo telt elk actief werknemersrecord zonder gekoppelde interne gebruiker als Light User, waar je versie dat ondersteunt. Archiveer wie niet meer in dienst is, en tel vóór je verlenging hoeveel actieve records zonder login er in de HR-app staan.
Wanneer wordt een Light User een gewone gebruiker?
Zodra hij één recht krijgt buiten zijn beperkte set, bijvoorbeeld in Verkoop of Boekhouding. Odoo past het type dan automatisch aan, zonder dat iemand een licentie bestelt. Spreek daarom af wie rechten mag wijzigen, en controleer het type bij elke rolwijziging. Anders zie je het pas op de factuur.
Wil je weten hoe jouw licentieplaatje er met Light Users uitziet? Plan een kennismaking, dan tellen we het samen na. Plan een kennismaking
