Je hebt twee offertes voor een Odoo-implementatie op tafel, en ze liggen zo ver uit elkaar dat het over twee verschillende projecten lijkt te gaan. Dat klopt ook. Elke offerte prijst een ander beeld van jouw bedrijf.
Dus: wat kost een Odoo-implementatie? Het eerlijke antwoord is dat het van je processen afhangt, en die kent niemand na één gesprek. Wel kun je vooraf snappen waar het geld in zit en waarom ramingen zo vaak tegenvallen. En hoe je tot een afspraak komt waar je op kunt bouwen.
Waarom offertes voor Odoo zo ver uit elkaar liggen
Het woord implementatie dekt alles. Van een paar apps aanzetten en een factuursjabloon aanpassen tot het herontwerp van je hele keten. Twee partijen die allebei "implementatie" zeggen, kunnen het over iets totaal anders hebben.
Daar komt bij: in een eerste gesprek vertel je de versie van je bedrijf die je zelf kent. De uitzonderingen, de handige spreadsheet van de planner en de klant die altijd anders factureert, komen pas later boven.
Wie vóór een analyse een bedrag noemt, prijst dus een aanname. Dat kan twee kanten op. Of de prijs gaat uit van het gunstige scenario en de rest volgt als meerwerk. Of er zit een flinke buffer in voor wat er mis kan gaan.
Geen van beide is kwaad bedoeld, maar het blijft een gok. Zo werkt het met de kosten van elke ERP-implementatie in het MKB, niet alleen bij Odoo.
Wat kost een Odoo-implementatie? Dit zijn de posten
Een eerlijke begroting kent zes posten. Niet elke post is even groot, maar als er een ontbreekt, komt hij later alsnog.
- Licentie. De licentiekosten van Odoo gaan per gebruiker per maand, afhankelijk van het plan dat je kiest. De actuele prijzen staan op de prijzenpagina van Odoo.
- Inrichting. Je processen vertalen naar de standaard van Odoo: instellingen, rechten, sjablonen en rapporten. Zo standaard mogelijk, zo maatwerk als nodig.
- Maatwerk en koppelingen. Alles wat de standaard niet doet, plus de lijnen naar je webshop, je bank of andere systemen. Je data en je configuratie blijven van jou.
- Datamigratie. Klanten, artikelen, openstaande posten en historie overzetten. Hoe rommeliger de bron, hoe meer werk.
- Training. Je mensen leren werken met het nieuwe systeem, per rol en per proces.
- Beheer. Updates, vragen, wensen en de volgende versie. Een systeem dat live staat, is niet af.
Training en datamigratie zien we het vaakst ontbreken in een offerte, of ze staan als één regel achteraan. Vraag er altijd expliciet naar. Bij Newway ramen we ze apart en zichtbaar, niet verstopt in een vaste prijs.
De duurste post staat niet op de offerte
Wat een implementatie echt duur maakt, staat zelden op papier. Het is uitloop.
Een scope die halverwege blijkt te schuiven. Werk dat twee keer gebeurt, omdat de eerste versie op een aanname stond. Een tweede ronde na de livegang, omdat het systeem wel draaide maar niemand ermee werkte.
Dat komt niet doordat mensen slecht ramen. Een raming vooraf valt vaak te optimistisch uit, omdat je het gewone pad ziet en de uitzonderingen nog niet. Die vind je pas als je aan tafel zit met de mensen die het werk doen.
Dat is geen reden om een implementatie uit te stellen. Het is een reden om eerst te kijken.
Eerst een analyse, dan een prijs
Bij ons staat de analyse altijd vooraan. Het is een vast formaat van één week, met jouw mensen aan tafel. We brengen je processen in kaart, maken de behoeftes scherp en zoeken het ene knelpunt dat het meeste effect heeft. Dat doen we met Theory of Constraints: een manier van kijken die zoekt waar je keten op vastloopt, in plaats van alles tegelijk te willen verbeteren.
Na die week heb je drie dingen in handen:
- een digitaal rapport met je processen en de eisen aan het systeem;
- een projectdocument dat scope en volgorde vastlegt;
- een interactieve proces-navigator die je zelf blijft gebruiken.
De analyse is geen voorstudie die daarna in een la verdwijnt. Hij hoort bij het traject, en daarom verkopen we hem niet los. Hoe die week in elkaar zit, lees je bij procesoptimalisatie. Waarom de volgorde analyse, implementatie en beheer niet om te draaien is, staat in het iAi-model.
Van analyse naar een onderbouwde prijs
Na de analyse weet je in welke orde het zit: klein, middel of fors. Dat is geen slag in de lucht meer, want het rust op wat je mensen vertelden en wat we in je processen zagen.
Een harde prijs noemen we pas als het beeld compleet is. Daar hoort een belofte bij: wijkt de omvang na de start fors af van wat we samen hebben vastgesteld, dan gaan we opnieuw om tafel. Niet achteraf, maar op het moment dat we het zien. Dan kiezen we samen of we de scope bijstellen, de volgorde aanpassen of bewust uitbreiden.
Zo ligt het risico op verrassingen niet alleen bij jou.
Doorlooptijd is de knop, niet het uurtje
We verkopen geen urenbak. We spreken capaciteit af per kwartaal. Het meest prangende proces gaat eerst live, werkend en in gebruik, en elk kwartaal komt het volgende onderdeel erbij. Geen big bang.
Wil je sneller? Dat kan, als beide kanten mensen vrijmaken. Meer tempo vraagt meer capaciteit, bij ons en bij jou: je key-users, de collega's die het proces het best kennen, moeten testen, beslissen en meedenken. Lukt dat even niet, dan duurt het traject langer.
Voor vaste klanten reserveren we een vaste dag in de week. Dat maakt de planning voorspelbaar, en beheer en doorontwikkeling lopen in hetzelfde ritme. Hoe dat werkt na de livegang, lees je bij managed services.
Zo bereid je het eerste gesprek voor
Je hoeft geen programma van eisen mee te nemen. Drie dingen zijn genoeg:
- Waar het nu schuurt. Niet de oplossing, het symptoom. "We missen overzicht" is een prima begin.
- Wie er aan tafel moet. Wie tekent, wie het trekt en wie het werk doet.
- Wat je over een jaar anders wilt zien. Minder handwerk, een maandafsluiting die niet uitloopt, op vakantie kunnen zonder telefoon.
Heb je al een budget voor de ERP-implementatie in gedachten? Noem het gerust. Dan richten we de scope daarop in, in plaats van andersom. Wat je van zo'n eerste gesprek kunt verwachten, staat bij onze aanpak.
Veelgestelde vragen
Kun je zonder analyse een vaste prijs krijgen voor een Odoo-implementatie?
Dat kan, maar dan prijst iemand aannames. Die betaal je op een van twee manieren: via een ruime marge voor risico's in de prijs, of via meerwerk zodra de werkelijkheid afwijkt. Wij maken daarom eerst de scope scherp, in een analyse van één week. Daarna weet je waar je prijs van afhangt, en wij ook.
Wat kost een Odoo-licentie?
Odoo rekent de licentie af per gebruiker per maand, en het plan bepaalt wat erin zit. De actuele prijzen staan op de prijzenpagina van Odoo. We nemen die bedragen hier bewust niet over, want ze veranderen.
Belangrijker: in de praktijk is de licentie zelden de grootste post. Het werk zit in inrichting, koppelingen, data en het meenemen van je mensen.
Zitten training en datamigratie in de implementatieprijs?
Vraag het altijd expliciet, want dit zijn de posten die we het vaakst zien ontbreken. Bij Newway ramen we training en datamigratie apart en zichtbaar. Ze zitten niet verstopt in een vaste prijs. Zo zie je vooraf wat je mensen nodig hebben om ermee te werken, en hoeveel werk het overzetten van je gegevens is.
Wil je weten waar jouw prijs van afhangt? Plan een kennismaking van dertig tot zestig minuten, online of bij jou op locatie. We kijken samen waar het schuurt. Plan een kennismaking
