"Kloppen onze cijfers straks nog?" Die vraag stelt elke controller bij een upgrade, en bij Odoo 20 terecht. De Odoo 20 boekhouding wordt strenger en schoner. Een deel van de wijzigingen geeft een foutmelding, een ander deel werkt stil door in je facturen en rapporten. Dat tweede deel test je vooraf, op een kopie, met een volledige maand.
Het overzicht staat in Odoo 20: nieuwe functies en wanneer upgrade je?. Dit stuk hoort bij Hoe Odoo?!, onze reeks over Odoo inzetten zoals het bedoeld is.
Strenger boeken, met winst en een staart
Bij bank en btw dwingt Odoo 20 af wat een goede administratie toch al wil. Volgens de release notes van Odoo 20 komt er ook winst die je meteen merkt:
- factuurregels splitsen;
- boekingen in bulk terugzetten naar concept;
- handmatig afletteren op elke rekening;
- leveranciersfacturen betalen vanuit Odoo, met één handtekening.
De staart: wat nu afwijkt van de nieuwe regels, wordt na de upgrade geweigerd of stil aangepast.
Bank en btw: wat Odoo 20 weigert of weghaalt
Bank. Elke boeking die een bankrekening raakt, moet voortaan uit een banktransactie komen. Correcties met een memoriaalboeking op de bank hebben straks een andere route nodig.
Wat je test: zoek die handmatige boekingen op en speel ze na via de bankaflettering.
Btw. Een belasting mag alleen nog binnen haar eigen fiscale positie. Hoort een standaardbelasting op een product of rekening niet bij de fiscale positie van de factuur, dan haalt Odoo hem van die factuur, ook zonder vervanger. Dat gebeurt vanzelf, dus controleer het zelf.
Wat je test: maak voor elke fiscale positie die je gebruikt een echte factuur met je meest verkochte producten, en controleer de btw per regel.
Activa en grootboek: nieuwe bouwstenen
Activamodellen zijn vervangen door afschrijvingsmodellen, die alleen nog over de berekening gaan. De overige instellingen staan op de activarekening zelf. Rekeninggroepen maken plaats voor bovenliggende rekeningen, en rekeningcodes worden optioneel.
Wat je test: draai balans, winst-en-verliesrekening en de exports voor je accountant op productie en op de testkopie, en leg ze naast elkaar. Loop ook rapporten en koppelingen na die op rekeninggroepen of activamodellen leunen.
Betaalstatus en onkosten: wat je team anders ziet
- De betaalstatus schuift op. In de Nederlandse release notes heet In behandeling voortaan Betaald, en Betaald wordt Afgeletterd. De knop om handmatig als afgeletterd te markeren, verhuist naar het actiemenu.
- Het aflettervakje heet anders. Aflettering toestaan wordt Betalingsaflettering.
- Het menu-item voor onkosten van medewerkers verdwijnt. Goedgekeurde onkosten worden conceptfacturen in het standaard kostendagboek, tussen de leveranciersfacturen.
Wat je test: zoek de filters, dashboards en werkinstructies die op de oude statussen of dat menu-item leunen. Werk ze bij voordat je team het verschil zelf ontdekt. Wie Betaald nog leest als afgeletterd, trekt de verkeerde conclusie.
Voorraadwaardering: één keer opschonen
Verandert de kostprijs van een product nadat het al is geleverd, bijvoorbeeld door een afwijkende inkoopfactuur, dan werkt Odoo 20 de waarde van die levering met terugwerkende kracht bij. Je marges kunnen achteraf schuiven.
Kom je van versie 18 of ouder, dan vraagt de nieuwe opbouw van de waardering ook een eenmalige opschoning van de tussenrekeningen. Op Odoo Experience, de beurs van Odoo, zagen we live hoe dat gaat bij een upgrade naar 19: saldo wegboeken, openstaande ontvangsten en facturen afsluiten, schoon beginnen. Volgens Odoo werkt de stap naar 20 hetzelfde. Een observatie, geen garantie.
Wat je test: laat je controller die opschoning op de testkopie doen en controleer daarna per productcategorie of de waarderingsmethode is wat jullie en je accountant verwachten.
Odoo 20 boekhouding testen: een maand op een kopie
Een volledige maandafsluiting laat zien of het geheel klopt.
- Vraag een testdatabase aan. Die is volgens de upgradedocumentatie van Odoo geneutraliseerd: onder meer banksynchronisatie en geplande acties staan uit. Voor de bankkoppeling zelf heb je testgegevens van je banksynchronisatieprovider nodig.
- Laat je financiële key-user een maand doorlopen: bank, btw, activa, onkosten en rapportage, volgens vooraf vastgestelde scenario's.
- Leg de uitkomst naast productie. Elk verschil krijgt een verklaring of een actie.
- Upgrade na een afgesloten maand, niet in de jaarafsluiting en niet midden in een btw-periode.
Wat Newway doet
We beginnen bij je administratieve proces. Een impactscan legt Odoo 20 naast jouw dagboeken, banken, fiscale posities en rapporten. Meerdere landen, banken, btw-regimes en meer dan 45 dagboeken zijn voor ons dagelijks werk in boekhouding en administratie. Hoe we dat over de grens doen, lees je bij internationale boekhouding.
Controles horen in het proces, ook bij een upgrade. Je key-user test vooraf afgesproken scenario's; een nieuwe wens wordt een change request. De upgrade plannen we in het kwartaalritme van managed services.
Fiscale keuzes blijven bij jou en je accountant. Wij richten Odoo in op wat jullie afspreken.
Veelgestelde vragen
Verandert de btw-aangifte in Odoo 20?
De release notes van Odoo 20 noemen geen aparte wijzigingen voor de Nederlandse lokalisatie. Wel mag een belasting alleen nog binnen haar fiscale positie staan, en dat raakt wat er op je facturen komt. Test daarom elke fiscale positie die je gebruikt met een echte factuur. Twijfel je fiscaal, leg het dan voor aan je accountant.
Wat gebeurt er met handmatige bankboekingen?
In Odoo 20 moet elke boeking die een bankrekening raakt uit een banktransactie komen. Zoek vóór de upgrade uit welke boekingen jullie nu met de hand op de bank zetten en hoe dat voortaan via de bankaflettering kan. Kijk op de testkopie ook hoe je bestaande boekingen erbij staan.
Wanneer upgrade je de boekhouding het best?
Na een afgesloten maand, niet in de jaarafsluiting en niet midden in een btw-periode. Dan leg je de testkopie naast een volledige, bekende maand en zie je meteen wat er anders uitkomt. Zet productie pas om als elk verschil verklaard is.
Wil je weten wat Odoo 20 met jouw administratie doet? Vraag een impactscan aan en test met een volledige maand. Vraag een impactscan aan
